Guía de uso de ArcanRH

Pantalla principal, con un resumen operativo en tiempo real:

• Equipo — cantidad de empleados activos.
• Pendientes — registros de horas y solicitudes de ausencia esperando tu aprobación.
• Período — el mes o quincena abierto para carga de novedades.
• Novedades CPN — acceso directo para exportar la planilla del período al contador.
• Cerrar período — asistente de 3 pasos: verificar novedades → consolidar horas → generar reporte.

Al pie aparece el widget de Compliance con las alertas activas: vencimientos de plazos legales y, sobre todo, todas las solicitudes de ausencia pendientes de resolución. Cada alerta queda visible hasta que la resolvés (aprobando o rechazando) o la descartás con Ignorar — no desaparece sola por el paso del tiempo.

Si tenés días de prueba restantes, un banner muestra el contador y un botón para suscribirte.

El listado completo de tu equipo. Desde acá podés:

• Agregar un empleado con legajo, nombre, apellido, CUIL, CCT, fecha de ingreso, categoría, modalidad de trabajo y jornada semanal.
• Editar cualquier dato en cualquier momento.
• Desactivar a quien deja la empresa: no se borra, queda en el historial.
• Importar desde CSV — columnas requeridas nombre, apellido, fecha_ingreso; opcionales cuil, jornada_semanal, modalidad, cct, categoria, vinculacion.
• Filtrar por estado (activos / inactivos) y buscar por nombre o legajo.

Tipos de vinculación

• En relación de dependencia — empleado formal registrado. Requiere CUIL. Se incluye en Novedades CPN.
• Sin registrar — personal informal. CUIL opcional. No se incluye en Novedades CPN.
• Contratista / Freelancer — trabajo por honorarios. CUIL opcional. No se incluye en Novedades CPN; habilita el módulo Honorarios y el Portal Freelancer.

Portal del Colaborador

Al cargar el email personal, el sistema le envía automáticamente una invitación con el link para crear su cuenta. El empleado se registra con ese mismo email y entra directo a su portal. Si ya tenía cuenta, va a arcanrh.com.ar/portal. Si el email no coincide, ve un mensaje de “sin acceso”: se corrige editando el legajo.

La fecha de ingreso tiene implicancias legales (antigüedad, indemnización). Revisá que quede bien cargada al dar de alta y al editar.

Gestión de pagos a contratistas y freelancers. Aparece solo si tenés empleados con vinculación Contratista / Freelancer.

• Registrás cada honorario: contratista, concepto, monto (ARS o USD), período y fecha de pago.
• Estados: Pendiente, Pagado, Cancelado.
• Marcás como pagado con un clic; el sistema registra la fecha del día.
• Filtrás por contratista y por período.
• El contratista ve sus honorarios desde Portal Freelancer → Mis honorarios.

Licencias, vacaciones y ausencias de todo el equipo.

• Cargás una ausencia indicando empleado, tipo y fechas.
• Los empleados también pueden solicitar ausencias desde su portal; entran acá como pendientes y generan una alerta en el dashboard.
• Las ausencias aprobadas se incluyen automáticamente en las Novedades CPN.

Alertas de plazos legales

Cada solicitud genera una alerta con el tipo de licencia, las fechas, la duración mínima legal que corresponde según la LCT o el CCT del empleado (siempre la norma más favorable) y la fuente normativa. Así verificás de un vistazo si la solicitud cumple el mínimo antes de aprobarla.

Protección contra inconsistencias

• No se puede fichar ni cargar horas si el empleado tiene una ausencia aprobada en esa fecha (ni desde el admin ni desde el portal).
• No se puede crear una ausencia si el empleado ya tiene horas aprobadas o liquidadas en ese período.

Repositorio de documentación por empleado.

• Subís recibos, contratos, certificados, constancias.
• El empleado puede dar conformidad electrónica a un documento desde su portal: al confirmarlo, el sistema registra fecha, hora e IP como respaldo, y queda marcado como Confirmado para ambas partes.
• El empleado también puede subir sus propios documentos (certificados médicos, constancias) desde el portal.
• El filtro del listado es por visibilidad del documento.

Control de entrega de elementos al personal — equipamiento, uniformes, herramientas, EPP. Registrás qué se entregó, a quién y cuándo, y llevás el historial por empleado.

Visualización interactiva de la estructura jerárquica. Se construye a partir del campo “Reporta a” de cada empleado; podés editar las relaciones desde la misma vista y expandir o colapsar por niveles.

La base de toda la planificación. Creás los turnos que usa tu empresa (por ejemplo Mañana 06:00–14:00, Tarde 14:00–22:00, Noche 22:00–06:00) con horario de entrada y salida, días de la semana, color, y un descanso opcional dentro de la jornada.

• Asignás turnos a empleados individualmente, con fecha de inicio.
• Auto-asignar propone una distribución y te muestra un puntaje de viabilidad antes de confirmarla.
• El sistema advierte si una asignación supera el máximo de horas semanales del CCT o deja al empleado sin franco.

Definí primero todos los turnos de la empresa. Los turnos son la materia prima de Cuadrantes y de Dotación.

Planificación automática de rotaciones para equipos que trabajan por turnos rotativos o cobertura 24/7 (estaciones de servicio, seguridad, fábricas, sanidad, gastronomía, farmacias). El motor arma la rotación por grupos respetando el descanso semanal y los topes de nocturnidad del CCT elegido; cada convenio con reglas propias tiene su motor dedicado.

Cómo crear un cuadrante

Paso previo: tener los turnos definidos. Después, desde Cuadrantes → Nuevo cuadrante, un asistente de 5 pasos:

1. Configuración — nombre del cuadrante, tipo de cobertura y semana de inicio del ciclo.
2. Turnos — qué turnos entran en la rotación y en qué orden.
3. Empleados — seleccionás quiénes participan; el sistema los reparte en grupos parejos automáticamente (se recomiendan al menos 2 por grupo).
4. Validación — el sistema chequea la rotación contra la LCT y el CCT y muestra errores y alertas.
5. Confirmación — revisás el resultado y creás el cuadrante.

Tipos de cobertura

• Franco semanal completo — cualquier cantidad de turnos; se usan tantos grupos como turnos más uno, y cada grupo tiene una semana calendario entera de franco por ciclo (descanso semanal de 35 horas continuas de la LCT garantizado).
• Rotación 7×3 — 4 grupos fijos y exactamente 3 turnos (mañana, tarde, noche), con el franco repartido en bloques a lo largo de un ciclo de 28 días. Para operaciones donde nadie puede tener una semana entera libre.
• Regímenes con topología propia (por ejemplo guardias médicas del CCT 809/25) usan su propia configuración de guardias y descansos.

La tabla del cuadrante

Muestra a cada empleado en una fila y los días en columnas, con badges de color por turno y el franco marcado como libre. Indica en qué semana del ciclo estás y se navega semana a semana. Podés tener varios cuadrantes por empresa (uno por área o función) y navegarlos con pestañas.

Genera el cronograma mensual de un área con dotación fija por franja (por ejemplo 2 personas de mañana, 2 de tarde, 1 de noche), usando la nómina real y con continuidad mes a mes. Pensado para sectores donde el CCT define reglas propias de jornada, descanso y nocturnidad — el motor las aplica y marca los desvíos.

• Asistente que toma el área, la cobertura por franja y el mes a generar.
• Validación en tiempo real contra la LCT y el CCT del área; los errores de convenio bloquean, las alertas de práctica solo advierten.
• Exportación del cronograma en CSV, Excel y PDF.
• Historial — cada cronograma generado queda guardado y se puede volver a consultar.

El CCT se toma del que esté configurado en Configuración. Los convenios con motor dedicado usan sus reglas específicas; el resto cae al régimen general de la LCT.

Registro de entrada y salida en tiempo real. La Ley de Contrato de Trabajo obliga a llevar el registro de asistencia y lo puede exigir en formato digital.

Desde el admin

En Fichaje ves a todos los empleados activos con su estado del día (en verde los que ya ficharon entrada, con la hora). Tocás a un empleado y confirmás. Ideal para una tablet en la entrada.

Desde el celular del empleado

El empleado ficha su propia entrada y salida desde Portal Colaborador → Fichaje, sin que el admin intervenga.

Ubicación (GPS) y foto

Son opcionales y se configuran por empresa. Con el fichaje por ubicación activado, se puede exigir que el empleado esté dentro de la zona de trabajo definida (geofencing) para registrar la entrada, y la salida puede solo advertir o también bloquear. Todo fichaje fuera de zona queda marcado con la distancia real al lugar de trabajo, como dato auditable.

Fichaje por código QR

Alternativa para cuando los celulares del equipo no pueden dar permiso de ubicación. Desde Configuración → Fichaje por código QR generás un código, lo imprimís y lo pegás en un lugar visible. El empleado lo escanea y ficha sin que se le pida la ubicación. Un QR impreso no verifica dónde está la persona: si sospechás un uso indebido, el botón Regenerar invalida el código anterior al instante. Los fichajes por QR quedan marcados como tales.

Auditoría

Cada registro editado a mano queda con un badge “✎ editado” y guarda el valor anterior. El histórico muestra el desglose de horas: horas laborales y horas de descanso por separado.

Si un empleado no puede fichar por GPS, la guía para desbloquear el permiso del navegador está en arcanrh.com.ar/docs/activar-ubicacion.

Cargás y aprobás los horarios de trabajo. Los registros del fichaje (admin y portal) también entran acá para aprobación. Una vez aprobadas, las horas se computan para el período y aparecen en Novedades CPN.

• El sistema compara el horario trabajado contra el turno asignado y separa horas normales de horas extras, con el recargo que corresponde (50% / 100%) según la LCT y el CCT.
• Banco de horas — el saldo acumulado por empleado se actualiza automáticamente con los registros aprobados; cada movimiento (acumulación, uso, liquidación) queda registrado.
• Acuerdos de banco de horas — registrás el acuerdo individual con el empleado, que lo confirma desde su portal, antes de compensar horas en vez de pagarlas.
• Alertas — el sistema avisa cuando una jornada o una semana supera el límite del convenio.

ArcanRH nunca aprueba ni rechaza horas extra por vos: solo calcula, separa y avisa. La decisión es siempre del empleador.

Registro de incidentes y centro de alertas legales.

• Cargás incidentes asociados a un empleado, de forma confidencial.
• El sistema genera alertas automáticas al vencer plazos legales (fin del período de prueba, SAC, revisión de vacaciones) y cuando hay solicitudes de ausencia sin resolver.
• Las alertas aparecen en el Dashboard y en la sección Alertas completa.

Vista de calendario del período: por cada empleado y día, el estado (trabajado, ausencia, franco, feriado, etc.) con una leyenda de colores. Sirve para revisar el mes de un vistazo antes de cerrarlo. La columna “Banco” muestra el saldo actual del banco de horas del empleado.

La exportación del período para la liquidación de sueldos.

• Elegís el período → ves el resumen de horas, horas extras, ausencias, altas, bajas y cambios de categoría → descargás en CSV.
• Solo incluye empleados en relación de dependencia registrada.
• El cierre de período puede ser mensual o quincenal, según lo que configures en Configuración. Con cierre quincenal, cada quincena se exporta y se cierra por separado.
• Al cerrar un período, el sistema verifica que no queden fichajes sin salida ni ausencias sin resolver; si los hay, no deja cerrar hasta que se resuelvan. Reabrir un período no tiene restricción.

El muro de actividad de la empresa: publicaciones, reconocimientos y novedades. Los empleados lo ven desde su portal y pueden reaccionar.

Enviás un reconocimiento público a un empleado, con un emoji y un texto. Se muestra en el Feed y en el portal de la persona reconocida. Los empleados también pueden reconocerse entre sí.

Calendario de los próximos cumpleaños del equipo, ordenados por fecha.

Publicás comunicados para todo el equipo. Quedan registrados y son visibles desde el Portal Colaborador.

Mensajería interna con historial de conversaciones.

Gestión de procesos de selección: creás posiciones con descripción, cargás candidatos y los avanzás por etapas (postulado, entrevista, oferta, contratado) con botones de estado. La posición se marca como Abierta, En proceso, Cerrada o Pausada.

Evaluaciones de performance. Creás templates con las preguntas que quieras (podés agregar, editar y quitar preguntas, o partir de las 5 por defecto), generás evaluaciones por empleado y período, registrás resultados y consultás el historial.

Objetivos y resultados clave. Cargás objetivos con sus resultados medibles y cambiás el estado de cada objetivo (En curso, En riesgo, Completado, Cancelado) desde la propia vista.

Encuestas de clima. Partís de una plantilla (clima general, onboarding de los primeros 90 días, etc.) o armás la tuya, la enviás al equipo y ves los resultados agregados. Las respuestas pueden ser anónimas.

Planes de capacitación por empleado: título, tipo, fecha límite e hitos. Cada empleado ve su plan desde el portal y actualiza el progreso de sus hitos.

Creás tareas con responsable, descripción y fecha límite. El empleado ve sus tareas asignadas desde el portal, con estado y prioridad.

Encuestas y formularios internos personalizados, con distintos tipos de pregunta. Los empleados los responden desde su portal; podés hacerlos anónimos.

El centro de alertas de compliance: lista todas las alertas activas ordenadas por vencimiento (plazos legales, ausencias sin resolver, vencimientos de documentación). Desde acá las resolvés o las descartás.

Referencia de las reglas de jornada, descanso, licencias y nocturnidad que ArcanRH tiene incorporadas — de la Ley de Contrato de Trabajo y de cada Convenio Colectivo soportado. Es lo que el sistema usa para validar turnos, cuadrantes, dotación y ausencias, y para mostrar la duración mínima legal de cada licencia. El CCT de tu empresa se elige en Configuración; si un empleado tiene un CCT distinto al de la empresa, se puede indicar en su legajo.

Tablero con los KPIs del equipo: total de empleados, tasa de actividad, ingresos y egresos de los últimos 90 días, ausentismo por tipo, estado de tareas, pipeline de reclutamiento, reconocimientos y publicaciones recientes.

Análisis de la evolución del equipo en el tiempo: dotación (headcount), ausentismo y engagement.

Asistente con contexto de tu empresa. Le preguntás por el estado del equipo, normativa laboral, un CCT o cualquier consulta operativa. Tiene acceso a datos reales de tu empresa (empleados activos, ausencias pendientes, tareas).